The Dy. Commissioner
Navodaya Vidyalaya Samiti
All Regional Offices
उप. आयुक्त
नवोदय विद्यालय समिति
सभी क्षेत्रीय कार्यालय
Sub: 1. Revised procedure for condemnation and disposal of articles in JNVs-reg
2. Modification in letter No. F.No. 7-2/2018-(Acad)/51; dated, 13.02.2018 for weeding out of library books.
विषय: 1. जेएनवी में वस्तुओं की निंदा और निपटान के लिए संशोधित प्रक्रिया- के संबंध में
2. पत्र संख्या एफ.सं. में संशोधन 7-2/2018-(अकाद)/51; पुस्तकालय की पुस्तकों की छंटाई के लिए दिनांक 13.02.2018।
Sir / Madam,
During visit of officers from NVS( Hqrs ), NVS regional offices and VIP visits, it was noticed that JNVs are not able to condemn/dispose the unserviceable/ obsolete/ surplus articles timely thereby resulting in piling up of such articles in huge quantities and posing safety and security issues for the inmates.
सर/मैडम,
एनवीएस (मुख्यालय), एनवीएस क्षेत्रीय कार्यालयों और वीआईपी दौरों के अधिकारियों के दौरे के दौरान, यह देखा गया कि जेएनवी अनुपयोगी/अप्रचलित/अतिरिक्त वस्तुओं की समय पर ख़ारिज करना /निपटान करने में सक्षम नहीं हैं, जिसके परिणामस्वरूप बड़ी मात्रा में ऐसी वस्तुएं जमा हो रही हैं और साथ रहने वालो के लिए सुरक्षा और सुरक्षा के मुद्दे।
In order to ease out the existing procedure, inputs were collected from Regional offices and JNVs and the same were studied by a committee comprising of officers from Hqrs, Regional offices and JNVs. As per the recommendations of the committee the procedure for condemnation and disposal of articles in JNVs issued vide letter F.No. 2-20/2017-NVS(SA) / 175; Dated 26.03.2018 is modified as under:-
मौजूदा प्रक्रिया को आसान बनाने के लिए, क्षेत्रीय कार्यालयों और जेएनवी से इनपुट एकत्र किए गए थे और इसका अध्ययन मुख्यालय, क्षेत्रीय कार्यालयों और जेएनवी के अधिकारियों की एक समिति द्वारा किया गया था। समिति की सिफारिशों के अनुसार पत्र एफ.सं. 2-20/2017-एनवीएस(एसए)/175; दिनांक 26.03.2018 को निम्नानुसार संशोधित किया जाता है:-
1: Procedure for Condemnation and Disposal of articles in JNVs
1: जेएनवी में चीजों को ख़ारिज करना और निपटान की प्रक्रिया
The procedure of condemnation and disposal may be initiated in respect of
के संबंध में ख़ारिज करना और निपटान की प्रक्रिया शुरू की जा सकती है
i) Non consumable articles which are identified as unserviceable due to expiry of life span/ ii) Non consumable articles which are identified as unserviceable before expiry of life span due to un-economical repair iii) Non consumable articles which are identified as fully unserviceable before expiry of life span due to negligence, fraud, theft, mischief, or missing iv) Obsolete articles v ) Surplus articles
i) गैर-उपभोज्य वस्तुएं जिन्हें जीवन काल की समाप्ति के कारण अनुपयोगी के रूप में पहचाना जाता है / ii) गैर-उपभोज्य वस्तुएं जिन्हें गैर-किफायती मरम्मत के कारण जीवन काल की समाप्ति से पहले अनुपयोगी के रूप में पहचाना जाता है iii) गैर-उपभोज्य वस्तुएं जिन्हें पहले पूरी तरह से अनुपयोगी के रूप में पहचाना जाता है लापरवाही, धोखाधड़ी, चोरी, शरारत, या लापता होने के कारण जीवन काल की समाप्ति iv) अप्रचलित लेख v) अधिशेष लेख
2: Frequency of condemnation procedure:2: ख़ारिज करना प्रक्रिया की आवृत्ति:
Condemnation procedure may be initiated every financial year during 1st week of April (i.e. after completion of Annual stock verification and recommendation thereon by the Stock Verification Committee. (GFR Rule 213) ख़ारिज करना प्रक्रिया प्रत्येक वित्तीय वर्ष में अप्रैल के पहले सप्ताह के दौरान शुरू की जा सकती है (अर्थात स्टॉक सत्यापन समिति द्वारा वार्षिक स्टॉक सत्यापन और उस पर सिफारिश के पूरा होने के बाद। (जीएफआर नियम 213)
In addition to above whenever required stock verification may be taken up again and condemnation process may be taken up as per need in the same financial year.उपरोक्त के अलावा, जब भी आवश्यक स्टॉक सत्यापन फिर से किया जा सकता है और उसी वित्तीय वर्ष में आवश्यकता के अनुसार ख़ारिज करना प्रक्रिया शुरू की जा सकती है।
3. Committee at JNV level for initiating the condemnation procedure)& disposal of items(GFR Rule 217(ii)): ख़ारिज करनाप्रक्रिया शुरू करने के लिए जेएनवी स्तर पर समिति) और वस्तुओं का निपटान (जीएफआर नियम 217 (ii)):
| S.N. | Committee member | Designation in the Committee |
| 1 | Principal of concerned JNV | Chairman |
| 2* | Principal of a nearby JNV, Nominated by Regional office for the proposed items having the original purchase value more than Rs 50000/- per item | Member |
| 3 | Vice Principal (Senior Most Teacher if Vice Principal is not posted/ sanctioned) | Member |
| 4 | Stock holder of the respective stock | Member |
| 5 | Storekeeper | Member |
| 6 | Office Superintendent (Senior Secretariat Assistant, if Office superintendent is not posted/vacant) | Member ecretary |
* This member may be dispensed off if the proposed condemnation list of items does not contain any item whose purchase value is more than Rs 50,000/- (Rs Fifty thousand) per item.
इस सदस्य को हटाया जा सकता है यदि वस्तुओं की प्रस्तावित निंदा सूची में ऐसी कोई वस्तु नहीं है जिसका क्रय मूल्य 50,000/- रुपये (पचास हजार रुपये) प्रति वस्तु से अधिक है।
This Committee will review (i) the status of unserviceable articles which have completed their prescribed span of life (ii) the status of unserviceable articles which have not completed their prescribed span of life but uneconomical to repair (iii) Obsolete articles (iv) Surplus articles and make its recommendation for condemnation/disposal.
यह समिति (i) अनुपयोगी वस्तुओं की स्थिति की समीक्षा करेगी, जिन्होंने अपना निर्धारित जीवन काल पूरा कर लिया है (ii) अनुपयोगी वस्तुओं की स्थिति, जिन्होंने अपना निर्धारित जीवन काल पूरा नहीं किया है, लेकिन मरम्मत के लिए अलाभकारी है (iii) अप्रचलित लेख (iv) अधिशेष लेख और निंदा/निपटान के लिए अपनी सिफारिश करना।
Based on the decision taken by the committee the Principal of the JNV (i) will approve the proposal for the items whose purchase value is up to Rs 50,000/(Rs Fifty thousand) per item and start the procedure of disposal of such articles (ii) For articles whose purchase value is more than Rs 50,000/-(Rs Fifty thousand) per item, the proposal is to be sent to the concerned NVS Regional Office for approval.
समिति द्वारा लिए गए निर्णय के आधार पर जेएनवी के प्राचार्य (i) उन वस्तुओं के प्रस्ताव को मंजूरी देंगे जिनका क्रय मूल्य 50,000/(पचास हजार रुपये) प्रति वस्तु तक है और ऐसी वस्तुओं के निपटान की प्रक्रिया शुरू करें (ii) ) जिन वस्तुओं का क्रय मूल्य 50,000/- रुपये (पचास हजार रुपये) प्रति वस्तु से अधिक है, उनके लिए प्रस्ताव संबंधित एनवीएस क्षेत्रीय कार्यालय को अनुमोदन के लिए भेजा जाना है।
4.Power of authority for deciding condemnation and disposal / strike off articles:-
वस्तुओं की निंदा और निपटान/काटने के निर्णय के लिए अधिकार की शक्ति:-
| S. No | Authority अधिकार | Power शक्ति |
| (i) | JNV | (i) An unserviceable article which has completed its life span, and an obsolete articles, which have the cost up to Rs. 50,000/-per article (the original purchase price of the articles) can be disposed off judiciously at Vidyalaya Level by the Principal after these are recommended for condemnation by the committee. (ii) An unserviceable article which have not completed its life span and is beyond economic repair (a certificate shall be obtained from OEM(Original Equipment Manufacturer) or any authorized Workshop/ Service Center to the effect that the repair etc. is not economical and the article can be considered for condemnation) which have the cost up to Rs. 50,000/-per article (the original purchase price of the articles) can be disposed off judiciously at Vidyalya Level by the Principal after these are recommended for condemnation by the Committee (iii) Total cost of all items under (i) and (ii) above shall not exceed Rs 15.0 Lacs per financial year. |
| जेएनवी | (i) एक अनुपयोगी वस्तु जिसने अपना जीवन काल पूरा कर लिया है, और एक अप्रचलित लेख, जिसकी लागत रु। 50,000/- प्रति वस्तु (वस्तुओं का मूल क्रय मूल्य) विद्यालय स्तर पर विवेकपूर्ण ढंग से प्रधानाचार्य द्वारा निपटाया जा सकता है, जब समिति द्वारा इनकी निंदा के लिए सिफारिश की जाती है। (ii) एक अनुपयोगी वस्तु जिसने अपना जीवन काल पूरा नहीं किया है और आर्थिक मरम्मत से परे है (ओईएम (मूल उपकरण निर्माता) या किसी अधिकृत कार्यशाला / सेवा केंद्र से एक प्रमाण पत्र प्राप्त किया जाएगा कि मरम्मत आदि किफायती नहीं है और लेख की निंदा के लिए विचार किया जा सकता है) जिसकी लागत रु। 50,000/- प्रति वस्तु (वस्तुओं का मूल खरीद मूल्य) को समिति द्वारा निंदा के लिए अनुशंसित किए जाने के बाद प्रधानाचार्य द्वारा विद्यालय स्तर पर विवेकपूर्ण तरीके से निपटाया जा सकता है (iii) (i) और (ii) के तहत सभी वस्तुओं की कुल लागत- ऊपर प्रति वित्तीय वर्ष 15.0 लाख रुपये से अधिक नहीं होगा। | |
| (ii) | R.O. | (i) An unserviceable article which has completed its life span, and an obsolete articles, having cost more than Rs. 50,000/-per article (ii)An unserviceable article which have not completed its life span and is beyond economic repair having cost more than Rs. 50,000/-per article (iii)Disposal of surplus articles of any value, (after ensuring that same is also not required in any other JNV). (iv)Writing off of missing/stolen articles of any value through a disciplinary proceeding (v)Constitution of committee headed by Cluster Incharge AC for the disposal of unserviceable items due to negligence, fraud, theft, mischief, or missing and appropriate action on the recommendation of the committee. (vi)To extend the annual upper limit of JNVs i.e. Rs 15.0 Lacs if requested by JNVs with proper justification. |
| क्षेत्रीय कार्यालय | (i) एक अनुपयोगी वस्तु जिसने अपना जीवन काल पूरा कर लिया है, और एक अप्रचलित लेख, जिसकी लागत रु। से अधिक है। 50,000/- प्रति वस्तु (ii) एक अनुपयोगी वस्तु जिसने अपना जीवन काल पूरा नहीं किया है और आर्थिक मरम्मत से परे है जिसकी लागत रु। 50,000/- प्रति वस्तु (iii) किसी भी मूल्य के अधिशेष वस्तुओं का निपटान, (यह सुनिश्चित करने के बाद कि किसी अन्य जेएनवी में भी इसकी आवश्यकता नहीं है)। (iv) अनुशासनात्मक कार्यवाही के माध्यम से किसी भी मूल्य की गुम/चोरी हुई वस्तुओं को बट्टे खाते में डालना समिति की सिफारिश। (vi) जेएनवी द्वारा उचित औचित्य के साथ अनुरोध किए जाने पर जेएनवी की वार्षिक ऊपरी सीमा यानी 15.0 लाख रुपये का विस्तार करना। | |
| (iii) | Hqrs | Full Power |
| मुख्यालय | पूर्ण अधिकार |
5: Disposal of unserviceable items due to negligence, fraud, theft, mischief, or missing (GFR rule 217(iv)) :-5:
लापरवाही, धोखाधड़ी, चोरी, शरारत या गुम होने के कारण अनुपयोगी वस्तुओं का निपटान (जीएफआर नियम 217 (iv)):-
If an article becomes unserviceable before the life span expires due to negligence, fraud, theft, mischief, or missing, the responsibility for the same should be fixed on part of concerned Government servant (stockholder/ user/ any other) through a duly constituted committee at headed by Cluster In-charge AC. If the Committee prima-facie finds.
यदि लापरवाही, धोखाधड़ी, चोरी, शरारत या गुम होने के कारण जीवन काल समाप्त होने से पहले कोई लेख अनुपयोगी हो जाता है, तो संबंधित सरकारी कर्मचारी (स्टॉकधारक / उपयोगकर्ता / कोई अन्य) की जिम्मेदारी, क्लस्टर प्रभारी एसी की अध्यक्षता में एक विधिवत गठित समिति के माध्यम से तय की जानी चाहिए, यदि समिति प्रथम दृष्टया पाती हैI
stockholder/user/any other official responsible for an article becoming unserviceable due to negligence, fraud, theft, mischief or missing, then disciplinary proceedings by Deputy Commissioner of the concerned Regional Office should be initiated resulting into penalty / recovery or both.लापरवाही, धोखाधड़ी, चोरी, शरारत या गुम होने के कारण किसी लेख के अनुपयोगी होने के लिए जिम्मेदार स्टॉकहोल्डर / उपयोगकर्ता / कोई अन्य अधिकारी, तो संबंधित क्षेत्रीय कार्यालय के उपायुक्त द्वारा अनुशासनात्मक कार्यवाही शुरू की जानी चाहिए जिसके परिणामस्वरूप जुर्माना / वसूली या दोनों हो सकते हैं।
The responsibilities of reporting of such cases to the concerned regional offices lies with the Principals and delay will attract appropriate disciplinary action. Regional offices may ensure disposal of all such cases on priority basis, preferably within one month of the receipt of the report by the JNVs.
ऐसे मामलों की सूचना संबंधित क्षेत्रीय कार्यालयों को देने की जिम्मेदारी प्राचार्यों की होती है और देरी के लिए उचित अनुशासनात्मक कार्रवाई की जाएगी। अधिमानतः जेएनवी द्वारा रिपोर्ट प्राप्त होने के एक महीने के भीतर क्षेत्रीय कार्यालय ऐसे सभी मामलों का निपटारा प्राथमिकता के आधार पर सुनिश्चित करें।
6: Disposal of Surplus items:–
6: अधिशेष मदों का निपटान:
JNVs when shifted from temporary site to permanent site may have many surplus items viz GI sheets, GI pipes, ceiling fans, tube-light fittings, water storage tanks, water taps, students’ beds (iron double beds), electrical fittings (switches, MCBs, wires & cables) etc. For disposal of surplus items which are serviceable, a proposal from the Principal of the JNV should be forwarded to the regional office concerned. Regional offices may permit proposals for (i) the transfer of items to nearby JNVs considering the viable transportation cost or (ii) disposal of items by auction by the JNV .
जब जेएनवी को अस्थायी साइट से स्थायी साइट पर स्थानांतरित किया जाता है तो उसके पास जीआई शीट, जीआई पाइप, छत के पंखे, ट्यूब-लाइट फिटिंग, पानी के भंडारण टैंक, पानी के नल, छात्रों के बिस्तर (लौह डबल बेड), विद्युत फिटिंग (स्विच, एमसीबी, तार और केबल) आदि। अधिशेष वस्तुओं के निपटान के लिए जो सेवा योग्य हैं, जेएनवी के प्रधानाचार्य से एक प्रस्ताव संबंधित क्षेत्रीय कार्यालय को भेजा जाना चाहिए। क्षेत्रीय कार्यालय (i) व्यावहारिक परिवहन लागत पर विचार करते हुए निकटवर्ती जेएनवी को वस्तुओं के हस्तांतरण या (ii) जेएनवी द्वारा नीलामी द्वारा वस्तुओं के निपटान के प्रस्तावों की अनुमति दे सकते हैं।
While shifting of the Vidyalya from temporary site to permanent site, fragile items which might get damaged during shifting or would not be required at the permanent site may be disposed off with the approval from the regional office prior to shifting of the Vidyalaya.
विद्यालय को अस्थायी स्थल से स्थायी स्थल पर स्थानांतरित करते समय, नाजुक वस्तुएं जो स्थानांतरण के दौरान क्षतिग्रस्त हो सकती हैं या स्थायी स्थल पर इसकी आवश्यकता नहीं होगी, विद्यालय के स्थानांतरण से पहले क्षेत्रीय कार्यालय से अनुमोदन के साथ निपटाया जा सकता है।
7: Condemnation Procedure :–
7: निपटान / खारिज करने की प्रक्रिया :-
(i) The Stockholder concerned shall prepare the list in the prescribed Proforma as per format below and submit the same to the Principal after annual physical verification.
(i) संबंधित स्टॉकधारक नीचे दिए गए प्रारूप के अनुसार निर्धारित प्रोफार्मा में सूची तैयार करेगा और वार्षिक भौतिक सत्यापन के बाद उसे प्रधानाचार्य को प्रस्तुत करेगा।
Format for articles proposed for condemnation (Table-A)
ख़ारिज करना / निपटान के लिए प्रस्तावित लेखों का प्रारूप (तालिका-ए)
| S N | Details of Articles | Details of Articles | Details of Articles | Details of Articles | Date of Purchase | Stock Register Page No. | Life Span | Depreciated Value | Justification by Stock Holder | Remarks | |
| Names of Article | Qnty | Cost Per Unit | Total Cost | ||||||||
| 1 | |||||||||||
| 2 |
(ii) The Office Superintendent (OS)/ Senior Secretariat Assistant (SSA) shall review and prepare a consolidated head-wise list with complete details in the above format and put up before the Condemnation Committee after approval of the Principal.
(ii) कार्यालय अधीक्षक (ओएस)/वरिष्ठ सचिवालय सहायक (एसएसए) उपरोक्त प्रारूप में पूर्ण विवरण के साथ एक समेकित शीर्ष-वार सूची की समीक्षा करेंगे और तैयार करेंगे और प्रधानाचार्य के अनुमोदन के बाद निंदा / खारिज समिति के समक्ष प्रस्तुत करेंगे।
(iii) The Condemnation Committee shall examine the consolidated headwise list and also make recommendation on each and every item proposed for condemnation after inspecting the status of item concerned with reference to the date of purchase, its life span and the validity of proposed condemnation of item and submit to Chairman of the committee for approval.
(iii) निपटान /खारिज समिति समेकित शीर्षवार सूची की जांच करेगी और खरीद की तारीख, उसके जीवन काल और वस्तु की प्रस्तावित निपटान की वैधता के संदर्भ में संबंधित वस्तु की स्थिति का निरीक्षण करने के बाद निपटान के लिए प्रस्तावित प्रत्येक वस्तु पर सिफारिश भी करेगी और अनुमोदन के लिए समिति के अध्यक्ष को प्रस्तुत करें।
Format for recommendation of the condemnation committee (Table-B)
क्षेत्रीय कार्यालय की सिफारिश के लिए प्रारूप (तालिका-सी)
| S N | Details of Articles | Details of Articles | Details of Articles | Details of Articles | Date of Purchase | Stock Register Page No. | Life Span | Depreciated Value | Justification for condemnation by Stock Holder | Recomendation of the condemnation committee | |||
| Names of Article | Qnty | Cost Per Unit | Total Cost | ||||||||||
| 1 | |||||||||||||
| 2 |
(iv) The articles which can be condemned at the level of JNV may be decided and the proposal for the rest, which requires the approval from Regional Office, may be forwarded to the Regional Office with complete details and recommendations after verification as per prescribed format without any ambiguous information in the proposal. Regional office must take decision within 15 days of the receipt of the proposal from a JNV.
(iv) जिन लेखों की जेएनवी के स्तर पर निपटान / खारिज की जा सकती है, उन पर निर्णय लिया जा सकता है और शेष के लिए प्रस्ताव, जिसके लिए क्षेत्रीय कार्यालय से अनुमोदन की आवश्यकता होती है, निर्धारित प्रारूप के अनुसार सत्यापन के बाद पूरे विवरण और सिफारिशों के साथ क्षेत्रीय कार्यालय को अग्रेषित किया जा सकता है। प्रस्ताव में किसी भी अस्पष्ट जानकारी के बिना। क्षेत्रीय कार्यालय को जेएनवी से प्रस्ताव प्राप्त होने के 15 दिनों के भीतर निर्णय लेना चाहिए।
Format for recommendation of the Regional office (Table-C)
क्षेत्रीय कार्यालय की सिफारिश के लिए प्रारूप (तालिका-सी)
| S N | Details of Articles | Details of Articles | Details of Articles | Details of Articles | Date of Purchase | Stock Register Page No. | Life Span | Depreciated Value | Reason of and Justificationof condemnation by committee | Reason for seeking approval by Regional Office | Recomendation of the Regional Office | |||
| Names of Article | Qnty | Cost Per Unit | Total Cost | |||||||||||
| 1 | ||||||||||||||
| 2 |
(v) The internal audit during its inspection shall also verify that the procedure followed at Vidyalya level was in accordance with these guidelines, lapses if any shall be dealt strictly.
(v) अपने निरीक्षण के दौरान आंतरिक लेखापरीक्षा यह भी सत्यापित करेगी कि विद्यालय स्तर पर अपनाई गई प्रक्रिया इन दिशानिर्देशों के अनुसार थी, यदि कोई चूक हो तो सख्ती से निपटा जाएगा।
(vi) The articles decided for condemnation may be auctioned to dealers or disposed off, after issue of the specific Sanction Order by the Principal, (GFR-2017 Rule 217 to 222) and the value so recovered to be credited to Capital Receipts for non-consumable items in the respective head of Accounts.
(vi) प्राचार्य, (जीएफआर-2017 नियम 217 से 222) द्वारा विशिष्ट स्वीकृति आदेश जारी करने के बाद, निपटान /खारिज के लिए तय की गई वस्तुओं को डीलरों को नीलाम किया जा सकता है या उनका निपटान किया जा सकता है और इस प्रकार वसूल किए गए मूल्य को गैर के लिए पूंजीगत प्राप्तियों में जमा किया जाना है। – खातों के संबंधित शीर्ष में उपभोज्य ( Non Consumable) मदें।
(vii) The Principal of the JNV while auctioning the unserviceable non consumable articles, shall fix a reserve price/scrap value of such non consumable items and the articles be disposed off to the highest bidder as per the procedure laid down in Rule 217 to 221 of GFR 2017.
(vii) जेएनवी के प्रधानाचार्य अनुपयोगी गैर-उपभोज्य वस्तुओं की नीलामी करते समय ऐसी अनुपयोगी वस्तुओं का आरक्षित मूल्य / स्क्रैप मूल्य निर्धारित करेंगे और जीएफआर 2017 का नियम 217 से 221 में निर्धारित प्रक्रिया के अनुसार उच्चतम बोली लगाने वाले को वस्तुओं का निपटान किया जाएगा।
(viii) After receiving the approval of Regional Office or after passing condemnation/ write off of articles by the Principal as the case may be, the Vidyalya shall make appropriate entry in the stock register indicating therein the respective reference number of sanction order with date, for writing off the articles from the Stock and Assets Register.
(viii) क्षेत्रीय कार्यालय का अनुमोदन प्राप्त करने के बाद या प्रधानाध्यापक द्वारा लेखों की निपटान /खारिज लेख लिखने के बाद, जैसा भी मामला हो, विद्यालय स्टॉक रजिस्टर में उपयुक्त प्रविष्टि करेगा जिसमें दिनांक के साथ स्वीकृति आदेश की संबंधित संदर्भ संख्या होगी, स्टॉक एंड एसेट्स रजिस्टर से लेख लिखने के लिए।
(ix) After deciding upon the articles as condemned and getting approval of the Condemnation committee/approval of NVS regional office, the Vidyalaya may immediately start the process for their disposal as per the procedure stated in para (vi) & (vii)above.
(ix)निपटान /खारिज लेखों पर निर्णय लेने और निंदा समिति/एनवीएस क्षेत्रीय कार्यालय की स्वीकृति प्राप्त करने के बाद, विद्यालय तुरंत उनके निपटान के लिए प्रक्रिया ऊपर पैरा (vi) और (vii) में बताई गई प्रक्रिया के अनुसार शुरू कर सकता है।
(x) Wherever the items are found unserviceable negligence, fraud, theft, mischief, or missing, the responsibility may be fixed on part of concerned Government servant (stockholder/ user/ any other) through a duly constituted committee headed by Cluster In-charge AC. Appropriate disciplinary proceedings by the Deputy Commissioner of the concerned Regional Office should be initiated resulting in penalty / recovery or both, if required.
(x) जहां कहीं भी आइटम अनुपयोगी लापरवाही, धोखाधड़ी, चोरी, शरारत या गुम पाए जाते हैं, संबंधित सरकारी कर्मचारी (स्टॉकधारक / उपयोगकर्ता / कोई अन्य) की ओर से क्लस्टर प्रभारी की अध्यक्षता में एक विधिवत गठित समिति के माध्यम से जिम्मेदारी तय की जा सकती है। एसी- संबंधित क्षेत्रीय कार्यालय के उपायुक्त द्वारा उचित अनुशासनात्मक कार्यवाही शुरू की जानी चाहिए जिसके परिणामस्वरूप यदि आवश्यक हो तो जुर्माना/वसूली या दोनों हो सकते हैं।
(xi) The Vidyalaya shall mark/ engrave the year of purchased reference number on each and every non-consumable articles purchased in the Vidyalaya. This Is to be verified with reference to the entry made in the Stock register at the time of condemnation.
(xi) विद्यालय खरीदे गए संदर्भ संख्या के वर्ष को विद्यालय में खरीदे गए प्रत्येक गैर-उपभोग्य वस्तु पर अंकित करेगा। यह निपटान /खारिज के समय स्टॉक रजिस्टर में की गई प्रविष्टि के संदर्भ में सत्यापित किया जाना है।
(xii) Notwithstanding the rules for condemnation as above, the maintenance and verification of property / stock/ stores of Vidyalaya shall be taken In accordance with provision contained under General Finance Rules GFR and the instructions of Samiti issued in this regard from time to time.
(xii) उपरोक्तानुसार (xv) लेखों की निंदा के लिए सक्षम प्राधिकारी के अनुमोदन वाली एक प्रति को भी स्वीकृति आदेश के साथ जोड़ा जाना चाहिए जिसमें लेखों को लिखने के लिए अनुमोदन दिया गया हो और इसकी एक प्रति संबंधित जेएनवी के वार्षिक खातों के साथ भी संलग्न की जा सकती है। के नियमों के होते हुए भी, विद्यालय की संपत्ति/स्टॉक/भंडार का रखरखाव और सत्यापन सामान्य वित्त नियम जीएफआर के तहत निहित प्रावधान और इस संबंध में समय-समय पर जारी समिति के निर्देशों के अनुसार लिया जाएगा।
(xiii) After condemnation and disposal of the articles with due approval of the Competent Authority, it may be ensured that these articles be written-off immediately by making necessary entries in the Stock / Assets Register, duly indicating the reference number of Sanction Order with date and showing its ground balance may be reflected accordingly.
(xiii) सक्षम प्राधिकारी के सम्यक अनुमोदन से वस्तुओं की खारिज और निपटान के बाद, यह सुनिश्चित किया जाए कि इन लेखों को स्टॉक/एसेट रजिस्टर में आवश्यक प्रविष्टियाँ करके, स्वीकृति आदेश की संदर्भ संख्या को विधिवत रूप से दर्शाते हुए तुरंत बट्टे खाते में डाल दिया जाए। दिनांक और उसके आधार संतुलन को दर्शाने के अनुसार तद्नुसार परिलक्षित हो सकता है।
(xiv) Finally, while preparing the Annual Accounts, the Vidyalaya shall make necessary entries in the appropriate schedules of the Annual Accounts Balance for writing off of the booked value and depreciated value of non consumable assets clearly in the Balance Sheet under the concerned head of account.
(xiv) अंत में, वार्षिक लेखा तैयार करते समय, विद्यालय वार्षिक लेखा शेष की उपयुक्त अनुसूचियों में आवश्यक प्रविष्टियां करेगा, जो कि संबंधित शीर्ष के तहत बैलेंस शीट में बुक किए गए मूल्य और गैर-उपभोज्य संपत्ति के मूल्यह्रास मूल्य को बट्टे खाते में डालने के लिए होगा।
(xv) A copy containing the approval of Competent Authority for condemnation of articles should also be added with the Sanction Order conveying therein the approval for writing off the articles and a copy for the same may also be enclosed with the Annual Accounts of JNV concerned.
(xv) लेखों की निपटान /खारिज के लिए सक्षम प्राधिकारी के अनुमोदन वाली एक प्रति को भी स्वीकृति आदेश के साथ जोड़ा जाना चाहिए जिसमें लेखों को लिखने के लिए अनुमोदन दिया गया हो और इसकी एक प्रति संबंधित जेएनवी के वार्षिक खातों के साथ भी संलग्न की जा सकती है।
(xvi) AC/Cluster in-charge shall check the entire condemnation process during his/her visit to the Vidyalaya and may provide directions in areas of concern.(xvi) एसी/क्लस्टर प्रभारी विद्यालय में अपने दौरे के दौरान पूरी निंदा प्रक्रिया की जांच करेंगे और संबंधित क्षेत्रों में निर्देश प्रदान कर सकते हैं।
8: Disposal of Items Issued to Students!
8: छात्रों को जारी की गई वस्तुओं का निपटान!-
The items issued to students (All uniform items (including pullover / blazer & Shoes, Bed sheets, Towels, School bag, Pillow cover, Stationary Items, Text Books) as per their entitlement should not be taken back from the students even after expiry of life span of the article. However Text books may be collected back for a brief period only in case of delay in arrival of text books for new session. As soon as the text books are made available for new session, the collected books may be returned to the students, in no case text books be auctioned/sold by the JNVs to generate revenue.
छात्रों को जारी किए गए सामान (सभी वर्दी आइटम (पुलओवर / ब्लेज़र और जूते, चादरें, तौलिए, स्कूल बैग, तकिया कवर, स्टेशनरी आइटम, पाठ्य पुस्तकों सहित) को उनकी पात्रता के अनुसार छात्रों से वस्तु के जीवन काल के बाद भी वापस नहीं लिया जाना चाहिए। लेख का जीवन काल। हालाँकि पाठ्य पुस्तकों को नए सत्र के लिए पाठ्य पुस्तकों के आगमन में देरी के मामले में केवल संक्षिप्त अवधि के लिए वापस लिया जा सकता है। जैसे ही पाठ्य पुस्तकें नए सत्र के लिए उपलब्ध कराई जाती हैं, एकत्रित पुस्तकें वापस की जा सकती हैं छात्रों के लिए, राजस्व उत्पन्न करने के लिए जेएनवी द्वारा किसी भी मामले में पाठ्य पुस्तकों की नीलामी / बिक्री नहीं की जाएगी।
Mattresses/Blanket/ Pillows/ Mosquito Nets may be collected back from students after expiry of the life span fixed for these articles. These items either to be repaired for emergency re-use or disposed off as per these guidelines, in the same academic session these items are collected back from students, in no case such items be allowed to pile up and rot.
गद्दे/कंबल/तकिए/मच्छरदानी इन वस्तुओं के लिए निर्धारित जीवन अवधि की समाप्ति के बाद छात्रों से वापस ली जा सकती हैं। इन मदों को या तो आपातकालीन पुन: उपयोग के लिए मरम्मत किया जाना है या इन दिशानिर्देशों के अनुसार निपटाया जाना है, उसी शैक्षणिक सत्र में इन वस्तुओं को छात्रों से वापस एकत्र किया जाता है, किसी भी स्थिति में ऐसी वस्तुओं को ढेर और सड़ने की अनुमति नहीं दी जाती है।
9: Direct Disposal of consumable items:-
9: उपभोज्य वस्तुओं का प्रत्यक्ष निपटान:-
6) Consumable sports equipments viz football, volleyball, basketball, hand ball, cricket ball, shuttle cock, other such items should be disposed off as soon as become un-usable/ un-repairable may be disposed offby concerned Stock holder and Principal.
(6) उपभोज्य खेल उपकरण जैसे फुटबॉल, वॉलीबॉल, बास्केटबॉल, हैंडबॉल, क्रिकेट बॉल, शटल कॉक, ऐसी अन्य वस्तुओं का निपटान किया जाना चाहिए जैसे ही अनुपयोगी / अनुपयोगी हो, संबंधित स्टॉक धारक और प्रधानाचार्य द्वारा निपटाया जा सकता है।
(ii) Expired medicines, hazardous substances/waste not fit for further use may be disposed off by concerned Stock holder and Principal (Rule 217(V)). One time bulk purchases of medicines may be avoided.
(ii) समाप्त हो चुकी दवाएं, खतरनाक पदार्थ/अपशिष्ट जो आगे उपयोग के लिए उपयुक्त नहीं हैं, का निपटान संबंधित स्टॉक धारक और प्रिंसिपल द्वारा किया जा सकता है (नियम 217 (V))। दवाओं की एक बार थोक खरीद से बचा जा सकता है।
(ii) Fragile lab equipments (made of glass/ clay/plastic/ paper/ straw etc may be disposed off as soon as they become un-usable due to breakage by concerned Stock holder and Principal.(ii) नाजुक प्रयोगशाला उपकरण (कांच/मिट्टी/प्लास्टिक/कागज/भूसे आदि से बने) को संबंधित स्टॉक धारक और प्रधानाचार्य द्वारा टूट-फूट के कारण अनुपयोगी हो जाने पर शीघ्र ही निपटाया जा सकता है।
(iv) Any other item of consumable nature as well as booking of expenditure under consumable heads and not in the nature of Assets in accordance to Annual Accounts may be disposed as soon as become un-usable/ unrepairable may be disposed off by concerned Stock holder and Principal.
(iv) उपभोज्य प्रकृति की कोई अन्य वस्तु के साथ-साथ उपभोज्य शीर्षों के तहत व्यय की बुकिंग और वार्षिक खातों के अनुसार संपत्ति की प्रकृति में नहीं, जैसे ही अनुपयोगी / अप्राप्य हो, संबंधित स्टॉक धारक और प्रधानाचार्य द्वारा निपटाया जा सकता है।
10: Weeding out of library books:-
10: लाइब्रेरी की किताबें का निस्तारण
Following addition / modification are made in the circular No. 7-2/2018(Acad)/51; dated 13.02.2018 issued for weeding out of library books:-
परिपत्र संख्या 7-2/2018(अकाद)/51 में निम्नलिखित परिवर्धन/संशोधन किए गए हैं; पुस्तकालय की पुस्तकों की छंटाई के लिए जारी दिनांक 13.02.2018:-
Addition:-
योग:
B 1.: In continuation to existing provision, following is added:
बी 1.: मौजूदा प्रावधान के क्रम में, निम्नलिखित जोड़ा गया है:
The list of such books may be submitted to the Deputy Commissioner of concerned Regional Office for approval of weeding out of the books.
ऐसी पुस्तकों की सूची संबंधित क्षेत्रीय कार्यालय के उपायुक्त को पुस्तकों की छंटाई के अनुमोदन के लिए प्रस्तुत की जा सकती है।
Modification:
संशोधन:
In point no. C.6 “Text books may be recommended for condemnation after 2 years” is modified as : Vide letter F.No. 26-25/2014-NVS(Acad)/ 19; dated 25.03.2021, Text books are to be given to the students every year therefore “life span of the text books will be 01 years and text books should not be taken back from the students after expiry of the life span.However Text books may be collected back for a brief period only in case of delay in arrival of text books for new session”.
बिंदु संख्या C.6 में “पाठ्यपुस्तकों को 2 साल बाद निंदा के लिए अनुशंसित किया जा सकता है” को इस प्रकार संशोधित किया गया है: पत्र एफ.सं। 26-25/2014-एनवीएस (अकाद)/ 19; दिनांक 25.03.2021 के अनुसार, पाठ्य पुस्तकें प्रत्येक वर्ष छात्रों को दी जानी हैं, इसलिए “पाठ्य पुस्तकों का जीवनकाल 01 वर्ष होगा और पाठ्य पुस्तकें जीवन काल की समाप्ति के बाद छात्रों से वापस नहीं ली जानी चाहिए। हालांकि पाठ्य पुस्तकें हो सकती हैं। नए सत्र के लिए पाठ्य पुस्तकों के आगमन में देरी के मामले में केवल एक संक्षिप्त अवधि के लिए वापस एकत्र किया जाएगा”।
The provisions for writing off of lost / missing library books will remain the same as detailed in Para ‘C’ of the circular No. 7-2/2018-(Acad.)/ 51; dated 13.02.2018.
पुस्तकालय की गुम/गुमशुदा पुस्तकों को बट्टे खाते में डालने का प्रावधान वही रहेगा जो परिपत्र संख्या 7-2/2018-(अकाद.)/51 के पैरा ‘सी’ में वर्णित है; दिनांक 13.02.2018।
Weeding out procedure of library books which are damaged, mutilated is annexed herewith. क्षतिग्रस्त, क्षत-विक्षत पुस्तकालय की पुस्तकों को हटाने की प्रक्रिया इसके साथ संलग्न है।
These guidelines are prepared as per provisions of GFR-2017. Any subject matter not contained in these guidelines may be dealt with as per provisions of current GFR.
ये दिशानिर्देश जीएफआर-2017 के प्रावधानों के अनुसार तैयार किए गए हैं। कोई भी विषय जो इन दिशानिर्देशों में शामिल नहीं है, उसे वर्तमान जीएफआर के प्रावधानों के अनुसार निपटाया जा सकता है।
This issues with the approval of competent authority.
यह सक्षम प्राधिकारी के अनुमोदन से जारी किया जाता है।
(Gireesh Kumar)
Assistant Commissioner (SA)
(गिरीश कुमार)
सहायक आयुक्त (एसए)
Enclosures:(संलग्नक)
Life Span of Articles (applicable for JNVs, ROs, NLIs and HQrs.)
लेखों का जीवनकाल (जेएनवी, आरओ, एनएलआई और मुख्यालय के लिए लागू )
